1950年創業、様々な種類の特殊ねじ・ボルトの製造を手掛け、多くのニーズに応え続ける鋲螺製品メーカー。
磨き上げた技術力・生産力・品質力をもとに、受注生産によるオーダーメイドでの高品質な特殊ねじを多く手掛けてきた実績を持ちます。様々な要望に応え続けてきた経験を活かし、顧客ニーズを捉えたより良い製品の提供に取り組み続けています。

【株式会社三和鋲螺製作所様 公式ホームページはこちら】
https://sanwabyora.co.jp

採用に関して、ご担当者様（以下、私と表記します）含め3人担当しております。
採点シートを紙に印刷して面接後評価結果を記入しておりました。
面接終了後、採点シートに選考結果やメモを記入して「この人は次の面接に進めましょう」というように話し合いをしながら選考通過者を決めていました。
その採点シート自体は特にデータに残しておらず、面接担当者が各自で保管、最悪の場合破棄してしまい過去の選考履歴が残らない状態でした。

過去の選考履歴を残していないことで、選考から内定、入社に至るフェーズにおいて社員同士でのコミュニケーションロスが発生していました。
内定者向けに私たちから連絡をするフローがあるのですが、毎回連絡したどうかを部下から直接報告を受けて確認していました。報告をもらっていない場合に「連絡した？」と逐一上長から部下に確認しなければならず、上長部下双方で億劫だと感じる状態が続いていました。

Salesforce標準機能に「＋α」で人事データを管理することができるシステムを探していました。
内部リソースが限られていることもあり、出来ればパッケージ製品で実装できるシステムを検討していたところ、Shared Meeをご紹介いただき私たちの要望に当てはまるなと感じました。

紙で管理していた採用シートをデータ化することで、選考の過去履歴を残すことができ、社内の情報共有がとてもスムーズになりました。
また、採用管理の部分でフェーズ管理できる様になりました。具体的事例ですと、弊社では内定から入社前のフェーズで何回か内定者に来社いただく必要があります（給与条件の説明、制服の採寸など）。その際、来社いただくための連絡をしていたのか、していないのかというチェック項目を作ることで、そこを見ればいまどういう状況なのかが一目でわかるようになりました。内定者は今どのフェーズにいるのか、社員が内定者に対して正しいアクションをとれているのか、抜け漏れ無く進めることが出来ています。

モデルケースを見える化しピックアップするというところです。弊社は、「年齢や能力の上昇に伴って給与がどのように増加しているか」という過去給与水準などデータ化しております。入社後どういうステップを踏んで給料を上げていけば良いのか、モデルケースを考えています。例えば、所属している部署や課でモデルケースとなる社員Aがいたとすると、若手社員に社員Aが受けた研修を受講してもらうなど、過去の良いとこどりができやすいかなと思っています。ゆくゆく教育OFF JT、OJT(※)に繋がりやすいと考えています。

▲OFF JT、OJTの特徴とそれぞれの違いについて(※)

また、フェーズ管理が出来るようになったその次のステップとして、タスクや業務内容を見て出来の良し悪しによって加点したり減点したりという判断が必要になってくると思います。これに関しては、現状各担当者頼みになって見える化できてない状態です。社員の声を聞きながら「事前に言ってほしかった」「相手の事考えたら言っておけばよかった」という意見を大切にしつつ、見える化できる仕組みづくりも注力していければと思います。
さらに、採用管理だけでなく社員評価管理も積極的に活用して社員の成果や能力を正当に評価していきたいと思います。

DX化と言われている昨今、私たちもDXの波に乗っていかないといけません。中には「目的」を見失い何から手を付ければ良いかわからず、解決の糸口を見つけられていない企業様もいるのではないでしょうか。
DX化への第一歩が私は「見える化」だと思っています。そして、人事領域の見える化を実現するにふさわしいシステムはShared Meeではないかと感じております。
採用管理や人事評価管理にお困り・システムをお探しの企業様、他社ツールももちろん良い部分あると思うのですが、ぜひShared Meeを検討されてみてはいかがでしょうか。

※掲載内容は2023年6月取材当時のものです。