我々株式会社システムトレースは、ソフトウェアやシステムの開発・保守・運用サポートを行っている企業です。

評価面談を年に１度実施して社員の評価を行い、目標に対する進捗状況は日々のやり取りの中で確認していました。
採用活動は主に求人サイトを利用して応募者の情報を管理しています。面談では紙にメモを書きながら実施していたので、面談終了後に面談記録や評価内容をExcelにまとめて面接担当者同士で共有していました。

社員評価と採用管理いずれにおいても、面談や評価の結果のみを残していたので、なぜ良かったのか？何が悪かったのか？という詳細情報が不透明でした。数年前の評価内容を参考にしたい時や、別の担当者が評価を行う時のためにも、過去の細かな経緯や背景をどう分かりやすく残すべきかを悩んでいました。
また、社員評価では評価の基準や内容を定量化できていなかったので、社員のスキルを細かく把握して個人の強みをより活かすためにも、評価管理改善の課題がありました。

実施した面談や評価の内容をデータとして残し、そのデータに紐づけて詳細情報をコメントで残せるようになったので、過去の情報が分かりやすく整理されました。
社員評価においては、評価基準を定量化したことによって社員に最適な業務を割り当てることができ、各社員が従前よりもさらに良いパフォーマンスを発揮していると感じています。
採用管理では、面談中にリアルタイムでコメントを残せるようにもなったので、面談記録や評価内容を紙やExcelに転記する手間がなくなりました。入力した内容もそのまま社員や採用担当者と共有できるようになったことで、面談に付随する作業の時間と負担が減り、効率化されました。

部署画面で社員の評価やスキルを一覧で確認できる機能が便利だと感じます。社員一人ひとりの評価内容を確認・転記したり、比較するために自らグラフを作成するという手間が無くなりました。
さらに、どのスキルが不足しているのかを確認できるため、部署に所属する社員のスキルバランスを考え、採用時にはどんなスキルがある人材を採用していくべきかの判断がしやすくなりました。

現在は社員評価・採用管理のツールとして活用していますが、コミュニケーションツールとしても活用していきたいと考えています。
弊社では、各社員に月次で当月の報告や次月・年間の目標などを活動報告レポートにまとめてもらっています。提出してもらったレポートを上長が確認してコメントを返しているのですが、この運用を Shared Mee でできるのではないかと考えています。
月次報告用のテンプレートを新たに作成して社員に入力してもらい、活動の確認や上長のコメントも月1回だけでなくいつでも行うことができるようになることで、コミュニケーションがより取りやすくなるのではないかと期待しています。

社内で「SDGsへの取り組み」を見直した時に、まずは「持続可能で多様性のある働き方」を目指すことにしました。そのためには社員個人のスキルを正しく見極めた上で、適切な組織や業務に割り当てることが重要ではないかと考えたのですが、実際には評価基準や評価内容が定量化されていなかったので、評価管理を改善していく必要がありました。
どのように改善していくか悩んでいた時に、Shared Meeを紹介いただき、導入したことで抱えていた課題の解決と働き方の改良に繋がったので感謝しております。
また、Salesforceを使い始めるきっかけにもなったことで、今まで行っていた他の業務もさらなる効率化ができるのではないかと感じており、今後も活用していくことが非常に楽しみです。
この度はありがとうございました。

※記事内容は2021年12月取材当時のものです。

【使用イメージ（社員評価画面）】