ワゴジャパン株式会社は、ドイツ ミンデン市に本社を置く端子台・コネクタ・オートメーション機器の専門メーカーであるWAGO社の日本法人として、1990年に設立されました。オリジナルテクノロジーである「スプリング接続技術」を採用した製品群を、日本国内の幅広い業界に提供し、成長し続けています。
本記事は、Shared Mee導入を推進した管理統括部 経営管理の降矢様と松浦様に、当時の課題やShared Mee導入の背景、今後の展望についてお話を伺いました。

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ーー当時の課題感について教えてください。
これまではExcelで管理をしていましたが、人事評価全体の進捗状況が可視化できておらず、人事部門や管理部門が各社員の評価の進捗状況を把握することができていませんでした。また、評価者によって、各社員の評価に偏りやばらつきが発生していました。

 

（松浦様）

 

ーー数あるシステムを検討する中で、選定の軸は何だったのでしょうか。
人事評価システムにおいて、カスタマイズが柔軟にできるかどうかが選定のポイントでした。特に、今までの人事評価方法にシステムが対応できるかどうかが重要な要素でした。また、会社の承認を得る上で、システムのセキュリティ要件をクリアできるかという点も重要でした。

（降矢様）

 

ーーShared Meeを選定いただいた理由は何だったのでしょうか。
もともと、社内の勤怠システムとしてチームスピリットを利用しており、チームスピリット内のユーザ情報を共通で使用できることやUIの親和性が高く、使いやすいと感じたためです。また、提案時に、週次の打ち合わせや要望のヒアリングなどサポートが手厚く、導入後の利用イメージを具体的に想像できたことも決め手でした。標準機能で対応できない部分においても、カスタマイズでの対応や代替案の提示など、柔軟な提案があったことも選定のポイントとなりました。

ーー実際にShared Meeを利用してみた感想をお聞かせください。
Excelで運用していた時と比べると、評価の進捗状況や結果がより簡単に可視化されるようになりました。その結果、評価者や被評価者の分析も行うことができています。また、評価面談時にいくつかの質問を統一することで、公平な人事評価が行えるようになりました。

 

採用活動においては、予め設定しておいた評価項目をレーダーチャートで可視化し、スムーズに情報共有できる点が良いと感じています。例えば、「分析力」という指標で応募者を評価した場合、1次面接の結果をレーダーチャートで確認し、その評価を参考に2次面接を行うことができるようになりました。
さらに、これまでは履歴書や適性検査の結果などの応募者情報を、面接担当者ごとに何度もメールでやり取りする必要がありました。そのため、情報が埋もれたり、確認に時間がかかったりしていました。しかし、Shared Meeで情報を一元管理し、応募者情報をURLで共有することで、面接担当者や社内関係者とのやり取りの手間が大幅に減りました。

 

ーー具体的に活用している機能を教えてください。
活用機能(1) ：社員管理
人事評価や採用管理だけでなく、社員台帳としても利用しています。例えば、通勤車両の免許証の更新期限や任意保険の加入有無・加入内容を管理し、更新期限が近づいた際には定期的に従業員にお知らせを行うことができます。これにより、手続きを忘れることなくスムーズに対応できるようサポートしています。また、個人が保有する公的な免許の情報も容易に管理できるようになり、迅速に情報を取得することができるようになりました。
他にも、他部署からの会社や社員に関する数字等（会社の男女比や勤続年数等）の問い合わせの回答が減り、バックオフィス業務の効率化につながりました。

（髙田様）

 

活用機能(2) ：研修管理
従来、研修後のレポートはWordを使用していましたが、Shared Meeを導入したことでレポート作成が簡単になり、ダッシュボードを通じて分析も可能になりました。先日行われた、約100人程度が受講したハラスメント研修のレポートをShared Meeで集計し、参加者の出席状況や研修の満足度、感想、再受講の意向などを収集しています。また、目標管理や人事考課に関する研修も外部講師を呼んで実施しています。これらの研修レポートも収集し、外部講師にフィードバックすることで、より良い研修を実施していく予定です。

▲使用イメージ：研修結果をダッシュボード化

 

（石井様）

 

ーー実際に導入してみて、どのような変化がありましたか。
目標面談を実施した際、評価者は「各社員が設定したチャレンジングな目標に対する質問」「今後のキャリアに対する質問」を必ず実施するように取り決め、Shared Meeに入力する運用としました。その結果、評価された社員が今後の自身のキャリアを考えるきっかけとなりました。

ーー定着させるために工夫したことをお聞かせください。
Shared Meeの操作に慣れるために、Teams上に専用の問い合わせチャンネルを設けて、質問を受け付けています。これにより、他の社員の質問内容を確認することができるようにしています。
また、人事評価自体の運用のレベルを上げることを目的に、外部の人事コンサルティング会社に研修を行ってもらっていました。具体的には評価者の目線を合わせ、属人化しない人事評価ができるようになることが狙いでした。社員を評価する立場、もしくは今後評価を行う可能性の高い社員約60人に参加してもらい、ワークショップを開催し、人事評価の質を上げることができました。

（武田様）

ーー今後、実現していきたいことについて教えてください。
社内の人材育成を進めていきたいと考えています。Shared Meeで人事評価に関する情報が一元化されたことで、各事業所の社員と共通のデータを見ることができるようになりました。これにより、各事業所のマネージャーとのコミュニケーションがスムーズになり、社員の育成について議論できるようになりました。
また、人事評価を行う社員に対する教育を実施することで、より効果的な人事評価を実現していきたいと考えています。

 

――弊社についての評価をお聞かせください。
Shared Meeを導入するまでの間、定期的なお打ち合わせ等、手厚いサポートがあり、自分たちが見えていなかった課題が明確になりました。そして、契約後のサポートも柔軟にご対応いただき、スケジュール通りに進めることができました。
引き続きのご支援をどうぞよろしくお願いいたします。

 

※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年3月26日）現在の情報に基づいています